La réussite d’un événement a pour mot d’ordre : « communiquer »

À un moment donné, toutes associations ou groupes vont à la rencontre de leur public, à travers des événements de tout genre : concert, festivals, etc. La réussite d’une festivité n’a qu’un seul mot d’ordre : « communiquer ».  Au premier abord la tâche a l’air facile, cependant, en vain serait les efforts sans préparation.

Communication adaptée au public cible, aux médias et supports

La réflexion en amont de son public cible est à la base de la réussite d’un événement. Il peut s’agir du grand public, des jeunes actifs, personnes âgées ou autres. Avant d’établir son message, il faut donc se demander auprès de quel public doit-il se diffuser ? Après coup, sa conception doit s’adapter à la cible choisie. La communication doit s’effectuer autour des médias et supports les plus adéquats. Un festival étudiant convient parfaitement à l’usage de stickers autocollant personnalisé, des pochoirs, flyers à déposer dans des endroits stratégiques où s’amassent les jeunes gens : bars, salles de spectacles, centre de divertissement…

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Pour captiver encore plus d’étudiants, des actions spectaculaires en plein centre-ville seraient forcément fructueuses. En revanche, les organisateurs souhaitant séduire une audience plutôt familiale doivent judicieusement penser aux médias et supports qui la touchent particulièrement. Au lieu de centrer son intérêt sur les médias généralistes et nationaux, il vaut mieux privilégier le média de proximité tel que la presse régionale, la télévision locale… Bien qu’il semble difficile de viser une famille, il faut croire que c’est la tâche la moins compliquée. Il suffit de capter le public de passage en organisant son festival en plein air.

Créer une charte graphique unique et distincte

L’objectif fondamental en termes de communication événementielle est « la lisibilité ». Il n’en vaut pas la peine d’émettre un message, si les gens ne risquent pas de le lire. De ce fait, la construction de charte graphique doit absolument être originale, y compris le logo, la mise en page identifiée des documents, les couleurs récurrentes, etc. Les éléments tels que les stickers autocollant personnalisé, les affiches, vont octroyer la distinction du groupe ou de l’association.

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Pour exister, il faut dès lors se démarquer. Il est vrai que les médias accorderont crédit au fur et à mesure que les événements organisés croissent, mais dans un premier temps, il vaut mieux faire le nécessaire pour être remarqué peu que pas du tout. Mettre en relief de manière distinguée et rationnelle les moments phares de la festivité, miser sur des accroches susceptibles de retenir l’attention des journalistes et tirer parti des bons contacts (écrivains, acteur, etc.) qui ne sont pas forcément représentatifs de la fête.

Planifier les missions de tractage et affichage d’autocollant sticker, flyers…

Il faudrait élaborer des documents percutants pouvant avoir d’impact aussi bien sur les professionnels que le public cible. Un communiqué de presse est l’indispensable. Comme la concision est dans tous les cas le maître mot, le communiqué doit comporter dès lors toutes les informations essentielles à une parfaite compréhension du projet, sans parler des renseignements pratiques.

Pour que les journalistes soient susceptibles de rebondir en poursuivant le contact avec l’organisateur, savoir mettre en avant les atouts de séduction est de mise. La préparation de gros événements s’accompagne d’une élaboration de dossier de presse. Le dossier doit comporter essentiellement les « biographiques » et devra être plus fourni qu’un communiqué. Il faut aussi des moyens humains pour que la stratégie de communication à destination du public soit efficace, comme par le biais des affiches, des stickers autocollant personnalisé, et des flyers. Leurs quantités comme leurs formats devront se mesurer en fonction des endroits cibles. Une bonne mise à plat des disponibilités de chacun constitue un gain de temps inestimable, étant donné que les missions d’affichage et de tractage requièrent un lourd travail de planning.