L’importance des assistances téléphoniques pour une entreprise

Entreprises et professionnels peuvent se consacrer davantage aux missions liées à leur cœur de métier en déléguant certaines tâches comme l’assistance téléphonique des clients à des équipes externes.

Le secrétariat à distance, qu’est-ce que c’est ?

Les entreprises, notamment les PME, ont de plus en plus recours au service de secrétariat à distance. Il faut comprendre que cet engouement a sa raison d’être.
Le secrétariat à distance est un service externe à l’entreprise prenant en charge plusieurs tâches qui lui incombent généralement. En d’autres termes, l’entreprise peut choisir de confier à une entreprise externe la gestion de son secrétariat pour dégager un temps précieux en se débarrassant de certaines tâches qui ne sont pas nécessairement reliées à ses activités premières, mais qui toutefois, s’avèrent indispensables. Appelé généralement externalisation, le secrétariat à distance permet à l’entreprise de se focaliser sur son cœur de métier tout en évitant de procéder à des recrutements et de créer de nouvelles charges fixes.

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Confier les tâches récurrentes et chronophages à un service de secrétariat à distance

En France, la plus grande partie des entreprises n’ont pas plus de trois salariés. La plupart du temps, elles ne disposent pas des moyens nécessaires pour embaucher une secrétaire et se trouvent dans l’obligation d’occulter les activités administratives et de communication pour se focaliser davantage sur leur métier. Les professions libérales souffrent également de cette situation.
Face à cet état de fait, l’entreprise de secrétariat à distance peut aider les entreprises et les professions libérales en prenant en charge plusieurs tâches, en fonction de leurs besoins. Cela peut être le secrétariat, la gestion des appels comme l’accueil téléphonique personnalisé comme ici, la comptabilité, l’administration, etc. Ainsi, elle peut aussi s’occuper de tâches plus classiques comme la prise de rendez-vous ou la gestion des dossiers et de l’agenda, jusqu’à des fonctions plus techniques comme la rédaction web, la documentation sur internet, ou la gestion d’un site web, entre autres. Par ailleurs, il n’est nul besoin pour l’entreprise et le prestataire de se déplacer étant donné que tous les échanges peuvent se faire, désormais, sur internet.

Les avantages de choisir une agence expérimentée

Le grand avantage avec un secrétaire à distance est de pouvoir gagner un temps considérable. Par ailleurs, cela permet également de limiter et contrôler le budget communication étant donné que le télé-secrétaire peut travailler sur un laps de temps déterminé. D’ailleurs, les clauses de collaboration sont déterminées à l’avance, spécifiant notamment les conditions générales de la prestation d’externalisation. L’entreprise ou le professionnel ne devant régler la totalité de l’intervention qu’à la fin du contrat. L’entreprise s’allège également des charges salariales, et des frais d’embauche. Par ailleurs, l’entreprise n’est pas dans l’obligation d’investir dans l’achat de matériel, étant donné que celui-ci est fourni par le prestataire externe, quelle que soit sa nature.

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