7 conseils pour organiser un événement sportif

Il n’y a rien de tel qu’un bon événement sportif pour promouvoir l’esprit sportif et la compétition amicale. Quand il s’agit de la planification des événements sportifs, il peut y avoir quelques questions qui vous viennent à l’esprit sur ce qui est requis en termes de logistique et d’aménagement du site. Voici quelques idées pour vous aider à organiser un événement amusant et sécurisé pour les participants et les spectateurs.

#1. Pas d’évènement à la va-vite

Quel que soit le type de sport en question, les jeux devraient être assez longs pour que les participants puissent au moins transpirer ! Il est compréhensible que vous souhaitiez organiser le plus grand nombre de matches possible, mais les participants ne devraient pas avoir l’impression d’être pris au piège pour maximiser les profits. De même, un match de basket-ball ou de foot ne devrait pas se limiter à deux parties de trois minutes. S’il s’agit d’un triathlon, il ne devrait pas non plus y avoir seulement deux courts obstacles qui peuvent être franchis en cinq minutes.

Lors des manifestations sportives, il n’est pas rare que les matchs soient retardés, et il est très possible que l’événement dans son ensemble se termine plus tard que prévu. Dans ce cas, ne réduisez pas le temps de jeu mais pensez plutôt à raccourcir le temps d’entracte ou à accélérer le nettoyage des lieux.

Un tableau pour la planification d'un évènement

#2. Des vestiaires bien propres

Le lieu consacré devrait avoir une chambre ou un vestiaire où les participants peuvent mettre leurs tenues avec des impressions dossards. Déterminez à l’avance l’emplacement des pièces et assurez-vous que ces salles sont ouvertes le jour de l’événement. Il n’est pas rare que des pièces séparées dans un lieu soient fermées si on ne s’attend pas à ce qu’elles soient utilisées. Enfin, si des casiers sont disponibles, encouragez les invités à les utiliser. Et surtout, insistez sur le fait que vous n’êtes pas responsable de la perte ou du vol des équipements ou des matériaux.

#3. La question de la responsabilité

Qui dit événement sportif, dit risque de blessure, ce qui peut causer de graves problèmes de responsabilité. C’est pourquoi les organisateurs d’événements devraient exiger que tous les participants ou leurs parents signent une décharge de responsabilité dans le cadre du processus d’inscription. En ce qui concerne les blessures, vous devriez également avoir du personnel médical et une trousse de premiers soins pour les cas les moins graves.

#4. Trophées et médailles

Récompensez l’équipe gagnante ou le meilleur participant en distribuant des trophées, des médailles ou des rubans. Prévoyez un podium avec trois marches et un dispositif de photographie. C’est une bonne façon de valoriser les vainqueurs et, par ricochet, votre évènement sportif. Il est également important de distribuer des attestations et des trophées de participation si vous organisez un événement sportif pour les jeunes. Les enfants ont besoin d’être motivés et remerciés pour leurs efforts. En occultant la récompense, ils peuvent être découragés de participer à des compétitions futures ou même penser à abandonner complètement le sport. Si vous organisez un événement à but lucratif, vous pouvez consacrer une table à la personnalisation des trophées moyennant des frais modiques afin de permettre aux participants de personnaliser leurs trophées ou médailles avec leur nom ainsi que la date et le nom de l’événement.

Un podium

#5. Le traitement des plaintes

Les événements sportifs doivent être axés sur le plaisir et non sur la victoire finale. Cependant, il est inévitable que quelques participants se plaignent ou contestent les résultats. C’est pourquoi vous devriez avoir dans votre équipe une personne disposant d’une parfaite connaissance du sport en question et pouvant traiter ces plaintes avec calme et efficacité.

#6. Promouvoir l’événement

Utilisez plusieurs supports en vue de promouvoir votre événement et de toucher un plus grand public. Vous devriez également communiquer avec les entraîneurs du sport en question. S’il s’agit d’un tournoi de softball, adressez-vous aux organisateurs des programmes de loisirs de la ville, et s’il s’agit d’une course d’endurance individuelle, communiquez avec les membres d’un gymnase ou d’un cours de conditionnement physique.

Vous pouvez aussi, grâce aux réseaux sociaux, chercher des bénévoles en cas de besoin. Et s’il s’agit d’un événement sportif destiné aux jeunes, demandez aux parents des participants s’ils sont prêts à devenir bénévoles en échange d’une participation gratuite de leurs enfants.

#7. Variez les activités

Enfin, diversifiez les activités et les modes de compétition. Une manifestation sportive est une formidable occasion de rassembler des sportifs dans un esprit compétitif. Une planification et une organisation soignées sont les clés d’un évènement sportif réussi.